Hová tűnt a nap? Még annyi dolgom lenne! Miért nincs időm soha semmire? – ezek a mondatok gyakran elhangzanak mindannyiunk szájából. A szomorú hír az, hogy valóban, a nap mindenki számára 24 órából áll. Jó hír viszont, hogy ha nincs is teljes szabadságunk a saját időnk beosztását illetően, nagyon sok múlik rajtunk: ha okosan gazdálkodunk a perceinkkel, a megfelelő prioritásokat szem előtt tartva, a lényeges, az igazán fontos bizony bele fog férni az időnkbe.

Én abszolút hiszek abban, hogy arra van időm, amire akarom. Természetesen senki nem ura 100%-osan a saját idejének, hiszen mindannyiunknak vannak kötelezettségei, de valamekkora mozgástere mindenkinek van – és az, hogy ezzel miképpen él, bizony egyéni döntés kérdése. Sajnos a saját környezetemben is gyakran tapasztalom, hogy az emberek mennyire be tudják csapni magukat: azt szajkózzák, hogy nincs idejük például a családra vagy a mozgásra, közben pedig lényegtelen dolgokkal irtózatos mennyiségű időt töltenek el. A probléma az, hogy az ilyen jellegű időpazarlás sokszor csak kívülről látszik. Az időérzék egy nagyon becsapós dolog: van, hogy az órák perceknek tűnnek, és mindannyian ismerjük egy-egy nehezebb helyzetben az ólomlábakon vánszorgó idő fogalmát is. Erre a problémára nyújthat segítséget a tevékenységnapló.

Miért naplózzam az időmet?

Nem fogok hazudni: az időnket, azaz az egyes tevékenységekkel eltöltött perceinket, óráinkat naplózni a világ egyik legidegesítőbb, legunalmasabb dolga. Mégis rettenetesen hasznos, lássuk, miért:

• Már önmagában az, hogy feljegyzed a különböző tevékenységekkel töltött időt, tudatosabbá tesz az időd felhasználását illetően.
• Megtudod, hogy mivel is telik egy napod. Azaz kiderül, hogy milyen arányban osztod fel az idődet az életed területei között.
• Olyan információkhoz jutsz, amelyek sokat segíthetnek a későbbiekben az időd beosztásában.
• Jobban meg fogod tudni becsülni, hogy az egyes tevékenységeid mennyi időt vesznek igénybe, ami hatalmas segítség az időbeosztásod tervezésekor.

Hogyan csináljam?

A tevékenységnaplónak egyetlen szabálya van: amíg tart a mérés, minden egyes tevékenységet le kell jegyezni a hozzá tartozó időtartammal együtt. Mindet. Az, hogy milyen eszközöket használsz, milyen hosszú ideig írod a naplót, milyen részletességgel jegyzed fel a dolgokat, már rajtad múlik. Íme néhány szempont:

• Eszköz. Használhatsz papírt, tollat, nyithatsz egy elektronikus jegyzetet a telefonodon, gépeden, készíthetsz Excel-táblát, használhatsz appokat – ami számodra kényelmes. Érdemes olyan eszközt választani, amelyet mindig, mindenhonnan elérsz, hogy biztosan belekerüljön minden adat a statisztikába. Ha úgy kényelmes, használhatsz többféle eszközt is, amelyek kiegészítik egymást. Én a noteszemet használom erre a célra, azonban a számítógépemnél töltött idő csak vázlatosan szerepel benne. Ennek az az oka, hogy a gépemen futtatom a RescueTime nevű alkalmazást, ami logolja, hogy milyen hosszan használtam az egyes programokat, illetve mennyi időt töltöttem az különböző weboldalakon – ezeket az adatokat külön is ki tudom elemezni.
• Részletesség. Olyan részletességgel érdemes feljegyezni a dolgokat, hogy kellően informatívak legyenek ahhoz, hogy a későbbiekben következtetéseket vonhass le belőle (hiszen ez a célja az egésznek!), azonban a túl sok, túl apró részlet megnehezíti a dolgod. Az elején érzésre be kell lőni, hogy számodra mi kényelmes, aztán menetközben, az első elemzés után alakíthatsz rajta kedvedre.
• Időtartam. Bár ismerek olyan embert, aki folyamatosan naplózza az idejét, szerintem a többségünknek erre nincs szüksége. A tevékenységnapló egy mintavételezés: megmutatja az életed egy darabkáját időfelhasználási szempontból. Éppen ezért érdemes egy nagyjából átlagosnak tekinthető időszakot kiválasztani, és időnként – ha szeretnéd – megismételni a mérést. Én úgy tapasztaltam, egy hét az, amit még különösebb megőrülés nélkül végig lehet csinálni, illetve ennyi idő már kellőképpen reprezentatív egy elemzéshez is.

Magára a naplózásra alapvetően két módszer létezik:

• Tevékenységenként: azaz minden alkalommal, amikor átváltasz egyik tevékenységről a másikra, felírod az időt és az új tevékenységet.
• Rendszeres időközönként: tízpercenként, (fél)óránként feljegyzed, mivel töltötted ezt az időszakot. Ha túl rövid időtartamot választasz (10 perc), akkor elég idegesítő tud lenni az állandó megszakítás, míg ha hosszabbat (1-2 óra), akkor esetleg elfeledkezel bizonyos részletekről, és nem is lesz túl precíz a mérés.

Egy egyszerű, de nagyszerű módszer

Nemrégiben találkoztam a 100 kocka módszerrel, ami egyszerűsége és látványossága miatt nagyon megtetszett. Röviden arról van szó, hogy az ébren töltött időnk nagyjából 1000 percből áll, ami 100 darab 10 perces időblokkra osztható; a kérdés: hogyan osztod be a napi 100 kockádat? Ez a módszer mind a tevékenységenkénti, mind pedig a rendszeres időközönkénti méréssel használható, csak sokkal szemléletesebb, mintha táblázatba írnánk az adatokat, és emiatt jobban is érzékelhető a “csaktízpercek” súlya. (Az eredeti cikk itt olvasható.)

(a képre kattintva letölthető nyomtatható formátumban)

A fenti táblázatban lehet követni a napi tevékenységeket. Számomra az vált be, hogy színkódoltam a főbb napi tevékenységeimet (munka, háztartás, gyereknevelés, sport, a férjemre, illetve saját magamra szánt idő), és a tevékenységek befejeztével a megfelelő színnel besatírozom a megfelelő számú kockát, így nap végére vizuálisan látszik, milyen napom volt (ha elég nagy méretben van kinyomtatva a táblázat, a rubrikákba jegyzetelni is lehet). Ezzel a módszerrel egyébként a mérés végi analízis is sokkal egyszerűbb, csak az egyes színeket kell összeszámolni, és egymáshoz viszonyítani. Ha csak nagyságrendi mérésre van szükséged, szerintem ez egy nagyon jó módszer.

Amit semmiképp nem úszol meg: az elemzés

Bármelyik módszert is választod, a mérési időszak végeztével még előtted áll a legfontosabb feladat: az elemzés. Hiába a sok adat, ha végül nem vonod le a tanulságokat… Az elemzést talán könnyebb számítógépen (pl. Excel-táblában) elvégezni, de ha nem túl sok és túl részletes az adatmennyiség, akkor kézileg is simán megoldható.

Mit nézz?

• Mire mennyi idő megy el? Csoportosítsd a tevékenységeket a számodra kézenfekvő vagy érdekes szempontok mentén (pl. család, munka; fontos – nem fontos; szeretem – nem szeretem stb.), majd nézd meg, mennyi időt töltöttél az egyes kategóriákkal. Talán ez a legsokkolóbb része az elemzésnek, hiszen ekkor szembesülsz azzal, hogy ténylegesen hová folyik el az értékes időd. Gondold át az időbeosztásod. Szánj több időt az alulreprezentált, ám fontos területekre, és vegyél vissza a sok időt igénybe vevő, ám valójában nem fontos / másnak fontos / értelmetlen tevékenységekből.
• Melyek a legaktívabb óráid? Hol van a napi mélypont? Ezekkel a későbbiekben tudatosan tervezhetsz.
• Vannak-e tömbösíthető feladatok? Nagyon sok idő spórolható meg azzal, ha a hasonló feladatokat egyszerre végzed el. Keresd meg ezeket a feladatokat a naplóban, és próbáld a jövőben ezeket együttesen kezelni.
• Mik a gyengeségeid? Melyek a fő időrabló tevékenységeid? Tégy lépéseket a gyenge pontjaid kivédése érdekében (ha sokunkhoz hasonlóan neked is az internet a fő időrablód, itt, itt és itt ajánlok néhány tippet).

A mérés és az azt követő elemzés minden bizonnyal alakítani fog a saját időnddel kapcsolatos elképzeléseiden, és jó eséllyel hozzásegít a napjaid tudatosabb beosztásához. Érdemes azonban bizonyos időközönként megismételni a mérést, mert folyamatosan változunk, ugyanakkor hajlamosak vagyunk visszacsúszni a régi szokásainkba.

Képek forrása: 1, 2, 3.