A 21. század lassan a negyedéhez ér, és elmondhatjuk: soha nem pörögtek gyorsabban azok a bizonyos zsonglőrlabdák… Akár magánemberként próbálod egyensúlyban tartani a feladataidat, akár vállalkozóként próbálsz megbirkózni a sokféle szerepköröddel, akár nagyvállalati projektmenedzserként próbálod egyengetni a csapatod munkáját, nagy hasznát veheted egy jó projektmenedzsment szoftvernek.

Természetesen a projektmenedzsment szoftverek nem mai találmányok. Nagy múltja van ezeknek az eszközöknek, de az utóbbi években körülöttük is nagyot fordult a világ. Egyrészt átkerültek a felhőbe, ezáltal most már tényleg mindenhonnan elérhetőek. Másrészt a korábbi “csak” projektmenedzsment funkció kibővült: ma már ugyanolyan fontos a csapatmunka támogatása, illetve a kommunikáció is. Végül pedig – nagy örömömre – ezek az eszközök begyűrűztek a magánéletbe is. Vannak olyan megoldások, amelyek segítségével a személyes hatékonyságunk is növelhető, a magánéleti teendőink, családi projektjeink is kézben tarthatók.

Az élet minden szintjén küzdünk az időhiánnyal; ennek egyik legfőbb oka a tervezés hiánya: nincs egy központi hely, ahol egyben lehet látni a célokat, teendőket, információkat, erőforrásokat, és ahol mindezeket össze lehetne rakni egy jó tervvé, amelynek mentén a kivitelezés már gördülékenyen haladhatna. A projektmenedzsment szoftverek ezt a problémát oldják meg.

Egy jó projektmenedzsment szoftverrel a munkahelyi és az otthoni projektek esetében is megszűnik az örökös kapkodás, az elcsúszott határidők, a túlterheltség, az információk és dokumentumok keresgélése; a feladatok nyomon követhetővé válnak, az információk között rend lesz, a munka átláthatóvá, a haladás nyomon követhetővé válik, és nő az esély arra, hogy a projektek valóban megvalósuljanak.

Többszáz projektmenedzsment szoftver van a piacon, én ezekből egy csokornyit mutatok most, amelyeket részben népszerűségük, részben saját preferenciáim mentén válogattam össze. Fontos: ez csak egy kedvcsináló, egy áttekintés, egy kiindulópont, mindenképp olvass utána alaposabban annak, amelyik megtetszik! Amennyiben elakadnál, természetesen tudok segíteni, vedd fel velem a kapcsolatot!

A cikkben feltüntetett árak 2020 szeptemberiek.

Az univerzális: Asana

Az Asana az a feladat- és projektkezelő alkalmazás, amit gyakorlatilag bárkinek jó szívvel ajánlok. Szabadúszóktól közepes méretű vállalatokon át egészen multikig láttam már kiválóan működni, sőt, “házi” használatra sem túlméretezett, természetesen ez mindig egyéni ízlés kérdése.

Komplexitását tekintve is az arany középutat képviseli: kellően részletes, de nem túl bonyolult (persze aki hajlamos túltervezni, az az Asana esetében is legyen óvatos!). Egyéni ízlés kérdése, de szerintem ennek a legszebb a felhasználói felülete is – egyszerű, átlátható, letisztult. Az Asanához komoly mennyiségű tudásanyag is kapcsolódik a hivatalos felületeiken keresztül (tutorialok, guide-ok, fórumok), így ha el akarsz mélyülni benne, megteheted minden további nélkül.

Az Asana négyféle nézetet tartalmaz: lista, Kanban-tábla, naptár és Gantt-diagram is megtalálható benne, ám az utóbbi kettő csak a fizetős verzióban. Általánosságban elmondható, hogy az Asana nagyon ügyesen mérte ki, hol legyen a határ az ingyenes és a fizetős verzió között; bár bőkezű akkor is, ha nem fizetsz semmit, de rengeteg praktikus funkció csak a prémium változatban elérhető. Nekem az a tapasztalatom, hogy aki megszereti az Asanát, az hamarosan előfizető lesz – ezt is érdemes figyelembe venni, hogy megér-e neked havi 11 eurót a későbbiekben (hozzáteszem: nem nagyon láttam még olyan embert, aki visszamondta volna a prémium előfizetést, miután kipróbálta).

Funkcionalitását tekintve alaposan felszerelt az Asana. Célokat, mérföldköveket, roadmapeket, színes-szagos projektterveket lehet megfogalmazni és nyomon követni egyénileg és a csapat számára egyaránt. Az Asana feladatkezelésben kiemelkedik a versenytársai közül. Nagyon jól és átláthatóan kezeli a többszintű, egymásba ágyazott projekteket és feladatokat. A feladatok esetében minden szokásos dolog állítható, egy részük csak a fizetős verzióban.

A munkát nagyban megkönnyítik az előregyártott template-ek – ezek jól jöhetnek, ha kezdő vagy a projektmenedzsmentben vagy az Asana használatában, és természetesen inspirálódni is tudsz. Saját template-eket is tudsz készíteni (de csak prémium ügyfélként).

A kollaborációt egyrészt a dashboard támogatja, ahol minden, a projekthez kapcsolódó információt megtalálsz, illetve az aktuális tevékenységeket is nyomon tudod követni (activity feed); az ötleteléshez, beszélgetéshez is van megfelelő felület. Hiányosság viszont az olyan nézet, ahol csak a rád vonatkozó feladatokat látod.

Nincs benne beépített időmérés, illetve mind mapping – ezt a kettőt szokták talán legtöbben hiányolni; természetesen mindkettő megoldható külső appok integrációjával.

Végezetül egy fontos szempont, ez az egyetlen megoldás az említettek közül, amelynek nincs desktop alkalmazása. Sokan emiatt elvetik kényelmi vagy bizalmi szempontokból – én azért biztatlak, adj neki egy esélyt, nem fogod megbánni.

A komplex: Monday

Itthon még kevésbé ismert, pedig nem mai csirke a korábban Dapulse névre hallgató Monday. Ez egy nagyon jól paraméterezhető, funkciógazdag eszköz, azonban nem egyszerű a rendszert felállítani; komplexitásából adódóan akár szakember segítségére, valamint oktatásra is szükség lehet, emiatt érdemes alaposan megfontolni, mielőtt belevágnál. Fentiekből adódik, hogy ugyan nagyjából bárminden méretű vállalkozás profitálhat belőle, kicsiknek általában akkor javasolt, ha valóban komplex projektjeik vannak, egyébként nem éri meg a ráfordítást.

A Monday a szokásos nézetekkel dolgozik: van benne feladatlista, táblázat, Kanban-tábla, Gantt-diagram, ám projektenként csak egy nézet választható, és az egész csapatnak azt kell használnia. Ez egy ilyen összetett rendszernél szerintem hiba.

Ahogy már említettem, a Monday fő erőssége az, hogy gyakorlatilag minden állítható, paraméterezhető; különösen jó a Gantt-diagramja ebből a szempontból. A projekt- illetve feladatkezelés az ún. pulse-okra épül; pulse lehet egy ügyfél, egy projekt vagy egy termék, amely köré szerveződik a munka. Minden pulse esetében ki lehet választani, hogy melyek a releváns paraméterek, így tényleg a lényeges információt mutatja a rendszer. Meg kell jegyezni azonban, hogy az ismlétlődő teendőket, valamint a feladatok közötti függőségeket elég gyengén kezeli a rendszer.

Nagyon jól használható és személyre szabható template-ek és workflow-k is részei a rendszernek, amelyeket kezdőként is egyszerű használni, drag-and-drop módon szerkeszteni. A Monday segítségével részletes jelentéseket lehet készíteni, viszont az időnaplója nem az igazi.

Szuper a Monday kommentszekciója, meg lehet benne említeni az embereket, nyomon lehet követni, hogy elolvasták-e a nekik címzett üzenetet, sőt, utánkövetést is be lehet állítani. Van benne ezenkívül like-olási lehetőség, belső chatfelület, illetve a Twitter-, valamint Linkedin-hírfolyamokat is meg lehet jeleníteni. A kollaborációt segíti, hogy a külsős munkatársakat is hozzá lehet adni a rendszerhez korlátozott jogokkal, de korlátlan mennyiségben.

A Mondaynek nincs ingyenes verziója, de minden csomagra van 14 napos ingyenes próbalehetőség. Én nem szeretem ezt a konstrukciót, sokkal jobb, amikor korlátlan ideig használhatsz egy némileg egyszerűbb verziót, amibe be tudsz költözni, be tudod lakni, és később tovább tudsz lépni, ha szükséges. Az alapcsomag 8 dollár felhasználónként és havonta, de három felhasználóról indul a számlázás, így nem az olcsóbb végén helyezkedik el a skálának – ráadásul ez a csomag nem is lesz sok mindenre elég.

Az újonc: ClickUp

Az említett megoldások közül a legújabb: 2016-ban jelent meg a piacon, de feltörekvő versenyző. Mindenféle iparágakban sikereket arat, különösen kedvelik a szoftverfejlesztők, a marketingesek, de oktatási intézményben is láttam már használatban. A ClickUp célja, hogy egyetlen eszközként segítse a vállalatokat mindenféle területeken és folyamatokban; épp emiatt elég bonyolult, időbe telik elsajátítani az összes funkcionalitását. Egyéni használatra éppen ezért nem ajánlom, csapatok tudják jól kihasználni, képességeiből a komplexebb projektek fognak profitálni.

A ClickUp három nézetet ad (tábla, doboz, lista), és ami hatalmas előny: a felhasználó maga dönthet, melyiket választja. Emellett lehetőség van Gantt-diagramon is figyelni a haladást, illetve van egy “Me” nézet is, ami csak azokat a projekteket és feladatokat mutatja, amiben érintett vagy.

A ClickUp mindent tud, amit a többiek, sőt. Frappáns, intelligens, innovatív megoldások vannak benne, emiatt én arra tippelnék, hogy előbb-utóbb az élvonalba fog kerülni. Minden személyre szabható benne, ami más rendszerekben, de még annál is több: a nézeteken kívül a teendőstátuszoknál érzékelhető ez talán leginkább – projektenként külön be lehet állítani, hogy milyen státuszokba léphetnek az egyes teendők, nem vagyunk tehát lekorlátozva a megszokott “folyamatban” vagy “várakozás alatt” státuszokra. Ez látszólag egy apróság, de kreatívan használva ezt a funkciót nagyon előnyös tud lenni. Template-ekben a ClickUp is bővelkedik. Az időnapló funkciója kiemelkedő.

A kommunikáció terén talán kicsit szegényesebb, mint a többi projektkezelő; bár a “menő” funkciók megvannak benne (lehet említeni az embereket, kipipálni az üzeneteket, követni az aktivitást), de nincs benne korrekt belső chat vagy fórumfelület, ami az eredeti célnak ellentmond, miszerint egyetlen eszközként lehessen a ClickUpra támaszkodni.

Ami az árazást illeti: van ingyenes verzió, ami elég alap, de kipróbálni bőven elég; az “unlimited” verzió 5 dollár havonta, de ez is inkább csak egyéni használatra elegendő; csapatként a “business” verzióra lesz szükség, 9 dollárért (per hó per felhasználó).

A kreatív: Trello

A Trello egy hihetetlenül népszerű és közkedvelt megoldás, amely nemcsak vállalati körökben arat, hanem házi használatra is milliók vetik be. A lehető legkreatívabb módokon használják az emberek, tulajdonképpen kedvcsinálónak elegendő is lenne ezt az oldalt megosztani, ahol gyakorlatilag minden területre találhatsz példát projektmenedzsmenttől marketingig, általános iskolai tantervtől doktori disszertáció írásáig, esküvőtervezéstől világkörüli út megszervezéséig. Ezek miatt a “kinek ajánlod” kérdést nagyon könnyű lecsapni: mindenkinek. Magánszemélyként szinte bárki profitálhat belőle; professzionális értelemben szabadúszóknak, illetve kisebb csapatoknak javasolom, amennyiben nem túl komplex projektekkel dolgoznak. Nagyvállalatok jellemzően nem használják kizárólagos projektmenedzsment eszközként, de csapatszinten, netán egy-egy projektre, speciális funkcionalitással multis környezetben is megjelenik.

A Trello esetében már első blikkre látszik, hogy más, mint a többi. A rendszer felülete egyetlen nagy Kanban-tábla, amit azonban kedvünkre alakítgathatunk. (Ha nem tudod, mi az a Kanban-tábla, akkor gyere és végezd el tréningemet, amelyben több tervezési-időgazdálkodási rendszerrel ismerkedhetsz meg, köztük a Kanbannal is).

Maga a logika végtelenül egyszerű: a projektjeinket táblákba rendezhetjük, a táblákon belül listákat hozhatunk létre, amely listák kártyákat tartalmaznak. A kártya a legkisebb egység a Trelloban, ez lehet egy teendő, egy információmorzsa, egy kép, bármi. A kártyán belül további infókat oszthatunk meg, többek között részletezhetjül a kártya tartalmát, vagy akár beépíthetünk egy kipipálható listát. Utóbbi azért jó, mert többszintű projektek esetében sem lesz túlzsúfolt a táblánk, madártávlatból szemlélhetjük a helyzetet, és belekattintva megismerhetjük a részleteket. A kártyákat drag-and-drop módszerrel pakolgathatjuk ide-oda a listák között, színkódolhatjuk, és minden egyebet beállíthatunk rajtuk.

Maga a felület nagyon gyorsan átlátható, emiatt pillanatok alatt el lehet kezdeni a használatát. Nagyon flexibilis, bőven van lehetőség a kreativitásra, ez azonban nehézséget is jelenthet, hiszen magadnak kell kikísérletezned, hogyan érdemes használnod (persze ez a folyamat hasznodra válhat, ráadásul rengeteg inspirációt lelhetsz a fent említett oldalon, vagy a Trello körül kialakult közösségben).

A legnagyobb hibája a Trellonak az, hogy kizárólag a Kanban-táblára épít, más nézetek nincsenek benne. Van lehetőség arra, hogy pl. Gantt-diagramot használhassunk, de ahhoz külső appot kell használnunk. És ezzel el is érkeztünk a másik gyenge ponthoz: a power-upokhoz. A Trello a funkcionalitását tekintve erősen épít a különféle integrálható szolgáltatásokra, “trello-nyelven” power-upokra. Gyakorlatilag bármit be tudunk építeni a Trellónkba, mindenre van már power-up, azonban az ingyenes verzióban csak egy power-upot használhatunk táblánként. Tehát ha a mindennapi időgazdálkodásomhoz szükségem van pl. naptárnézetre és időnaplózásra, akkor az ingyenes verzió már nem lesz elég. A havidíj 10 dollár, de ez már mindenre elég, a korlátlan mennyiségű power-up mellett korlátlan a tárhely, illetve a táblák száma is.

Összességében ha van kedved kísérletezni vele, a Trello a legjobb barátoddá válhat a mindennapi teendőidtől a házfelújítás menedzselésén át a céged marketingstratégiájáig egyaránt – de ne vágj bele, ha azonnali és kész megoldásokat vársz a szuperkomplex projektjeidre.

A kommunikatív: Basecamp

A Basecamp a felhő alapú projektmenedzsment eszközök úttörője, a legrégebbi megoldás az említettek közül. Fő célja a kommunikáció, illetve a csapatmunka támogatása, különösen remote csapatok esetében; kifejezetten projektmenedzsmentben nem a legerősebb. Emiatt elsősorban olyan cégeknek ajánlom, ahol rendszeres a távmunka, netán kizárólag ebben a formában dolgoznak (ez manapság a pandémiának köszönhetően nagyjából bármelyik cégre igaz lehet…); illetve olyan csapatoknak, ahol a kommunikáció nagyon hangsúlyos, irányítja a munkát. Egyéni felhasználásra nem különösebben ajánlom, illetve akkor sem, ha sok projektet kell kezelni, mivel nem kifejezetten jó az áttekintő nézete. A felhasználói felület barátságos, könnyen megérthető, viszont nekem nagyon hiányzik belőle a Kanban-nézet.

Funkcionalitását tekintve minden megvan benne, ami szükséges, változó minőségben. Nagyon jó keresőmotorja van, lehet keresni projektben, csatolmányokban, üzenetekben, illetve el is lehet menteni a keresési eredményeket. A teendőkezelése a többihez képest elég fapados, de azért használható, akárcsak a naptár nézet. Jól kezeli az ismétlődő feladatokat, a feladattörténet is nyomon követhető. Hiányzik, hogy nem lehet mérföldköveket állítani, szuper viszont, hogy napi jelentést küld e-mailben a projektekről (mi hol tart, mi változott). Viszonylag kevés lehetőség van a személyre szabásra.

A Basecamp erőssége egyértelműen a kommunikáció, eredeti céljának megfelelően. Van benne jól használható, valós idejű chat, külön chatszoba az egyes projektekhez kapcsolódóan, üzenőfal; meg lehet egymást pingelni, ha gyorsan kell információ, privát üzeneteket lehet küldözgetni. Mindezek miatt ha sokat szoktatok beszélgetni, ötletelni, távolság ide vagy oda, zökkenőmentesen meg fogjátok tudni tenni. Szeretnivaló funkció, hogy az értesítéseket időzíteni lehet (pl. csak munkaidőben).

Van még egy funkció, ami sokat dob a felhasználói élményen, és egyébként a hatékonyságon is: lehetőség van beállítani különféle kérdéseket, amelyeket bejelentkezéskor lehet megválaszolni; pl. mi a célod ezen a héten, milyen nehézségekkel küzdesz jelenleg stb. Ezeket a kérdéseket fel lehet tenni naponta, hetente, havonta; mindenkinek vagy csak egy-egy embernek – természetesen ez előre beállítható. Nagyon kreatívan használható funkció.

A Basecamp három projektig, húsz felhasználóig ingyenes, ezen felül 99 dollár havonta, felhasználószámtól függetlenül (30 napos próbára van lehetőség).

Mi alapján válassz?

Fenti megoldások mindegyike jó választás lehet. A legfontosabb, hogy légy tisztában azzal, mit vársz el a szoftvertől. Mik a céljaid, melyek a főbb paraméterek, amelyeknek meg kell felelnie. Ha ez alapján nagyjából sikerül leszűrnöd néhány darabra a piacot, akkor jöhet a funkciólisták részletes összehasonlítása, hogy semmiképp ne maradjon ki semmi, ami számodra fontos. Ezen a ponton már muszáj leszel az árazással is foglalkozni, mert amint látni fogod, a funkciók mentén válnak szét a különböző csomagok – ne érjen meglepetés, hogy végül mennyibe is kerül majd a szoftver azon verziója, amit használni is tudsz. Természetesen nézd át azt is, hogy milyen platforomokon működik, illetve mit lehet integrálni – ebben a tekintetben is nagy a hasonlóság az egyes megoldások között, de mindenképp le kell ellenőrizni.

Fontos továbbá a rugalmasság és a személyre szabhatóság, hogy a saját logikádat, illetve a folyamataidat könnyen átültethesd, vagyis a rendszer legyen érted és a cégedért, nem fordítva.

Érdemes azt is szemmel tartani, hogy hol tart az életciklusában az adott megoldás: még gyerekcipőben jár? dinamikusan fejlődik? leépülőben? Nincs annál bosszantóbb, mint amikor végre-valahára sikerül átköltözni egy rendszerre, belakni azt, majd kiderül, hogy kivonul a piacról, de legalábbis megszűnik a fejlesztése. Ezek a szolgáltatások általában havidíjasok, tehát pénzben nem igényelnek nagy befektetést, de a folyamatokat átülteni, a rendszert megtanulni (esetleg mindenkit betanítani) időigényes dolog, ezért érdemes jó előre körüljárni, hogy lehetőség szerint tényleg a lehető legjobb megoldást találd meg. Fontos ugyanakkor azzal is tisztában lenni, hogy tökéletes megoldás ebben a témában sem létezik.

Megvan az igazi! Vagy mégsem?

Tegyük fel, hogy úgy véled, megtaláltad az igazit magad vagy a csapatod számára. Hátradőlhetsz? Nem bizony! Miután bevezetted az új eszközt, mindenképp légy résen az első hetekben-hónapokban: tényleg ezt a megoldást kerested? Mint minden eszköz és módszer esetében, itt is igaz, hogy nem fog egyből kézreállni; adj időt neki, de ha bizonyos idő elteltével is kényelmetlen, merj váltani!

Amennyiben egyik megoldás sem szimpatikus, keresgélj bátran tovább! Wrike. Zoho Projects. Liquid Planner. Microsoft Project. Jira. Podio. Bitrix24. Teamwork. Workzone. És a sor hosszan folytatható… Dunát lehet rekeszteni az online projektmenedzsment eszközökkel, egészen biztos, hogy létezik olyan, amelyik a te céljaidnak, munkastílusodnak nagyjából megfelel. Kitartás, előbb-utóbb megtalálod!

Képek forrása: 1.