Home office koronavírus idején 2. – Hatékonyság

A két részes cikksorozat első részében megbeszéltük, hogy lehet az ember teljesen kezdő vagy gyakorlott home officer, a mostani helyzet mindenki számára tele van újdonságokkal, átgondolandókkal, tanulandókkal. Körbejártuk, miért és hogyan érdemes kialakítani a napirendet annak érdekében, hogy a munka is legyen elvégezve (nagyjából), és te se őrülj bele a szituációba (legalábbis a munkád okán). Ma ott folytatjuk, ahol abbahagytuk: beszélünk a kommunikáció fontosságáról, majd megnézzük, hogyan lehet a már kialakított munkaidőt a lehető leghatékonyabban felhasználni.

A kommunikáció kulcsfontosságú

Legutóbb már megszellőztettem, hogy bizony kommunikáció nélkül nehezen fog működni a home office-osdi. A rendszeres, nyílt és őszinte kommunikációt békeidőben is sulykolni szoktam a leendő home officer ügyfeleim körében, ugyanis a személyes kapcsolat hiányát bizony valamilyen úton-módon kompenzálni kell. Láthatóvá kell tenned magad a vezetőd számára, és meg kell teremtenetek közösen annak a módját, hogy te is mindenről értesülhess, ami fontos lehet a munkád szempontjából.

Talán a legfontosabb, különösen a mostani, gyerekekkel, homeschoolinggal, velünk egy szobában dolgozó társsal terhelt helyzetben, az a munkakörülményeink és lehetőségeink kommunikálása a vezető és a kollégák felé. Nem érdemes eltitkolni, ha nehézségeid vannak akár a nyugodt munkakörülmények megteremtését, akár a korábban elvárt szint teljesítését illetően – mindkettő hamar ki fog bukni ugyanis. Sokkal előnyösebb, ha proaktívan lépsz fel. Gondold át, hogy:

  • milyen nehezítést jelentenek a mostani körülményeid a munkád szempontjából
  • mit jelent ez a teljesítményedre, illetve az időbeosztásodra nézve
  • melyek azok a változtatások (netán engedmények), amelyek segítségével a lehető legtöbbet ki tudnád hozni a helyzetből.

Ha korrekten vázolod a problémát, netán megoldási javaslatokkal is előállsz, nagy valószínűséggel a vezetőd is lényegesen együttműködőbb lesz, hiszen átlátja, hogy közös érdeketek megoldani a helyzetet. Ne érezd magad rosszul: rajtad kívül munkavállalók milliói küzdenek ugyanezen dilemmákkal. Most az egész bolygó ugyanabban a cipőben jár, így nem kell túlmagyaráznod a helyzetet, és kevésbé esélyes, hogy olyan választ kapsz majd, hogy “nem érdekel, oldd meg”.

A rendelkezésre állást, a munkavégzés körülményeit és lehetőségeit érdemes csapat szinten is átbeszélni. Állítsatok össze egy táblázatot, hogy ki mikor érhető el és milyen formában; kire mikor és milyen jellegű feladatok kapcsán lehet számítani (“délelőtt tudok ügyfelezni, délután nem, viszont belső meeting oké, ha nem zavar, hogy a háttérben legóznak; az XY projekten esténként tudok dolgozni, így aki ehhez kapcsolódik, nyugodtan írhat/hívhat ettől eddig”).

S ha már kommunikáció, érdemes ismerkedni kicsit az online etikettel is: jelezni, ha gyerek felbukkanása várható, megismerni és használni a mute gombot, tisztességesen kinézni – és így tovább.

home-office-hatekonysag-2

Kávé kilenckor a büfében?

Rettentő fontos az is, hogy megmaradjon (vagy létesüljön, ha pechedre éppen egy ilyen végtelenül furcsa helyzetben kezdesz új munkahelyen) az informális kapcsolat is közted és a kollégáid között: ezzel kivédheted az elszigeteltség okozta frusztrációt, becsatlakozhatsz a céges információáramlásba és együttrezgésekbe (és nem, nem a folyosói pletykákra gondolok, hanem a csapathoz való tartozást jelző összekacsintásokra, belső poénokra, közös rituálékra, amelyeket most másképpen kell pótolni). Hogy ezt miképpen oldjátok meg, a fantáziátokra bízom, de népszerű ötlet a vicceskedésekre fenntartott külön Slack-csatorna vagy a napindító kávézás – online módra).

Újra kell tárgyalni a házimunkát is!

Múlt héten sokat beszéltünk arról, hogyan érdemes közösen megtervezni a munkaidőt, de van itt még egy fontos dolog: ha már leültök tervezni és munkamegosztani, beszéljétek újra a házimunkát is! Remélhetőleg volt egy kialakult egyensúlyotok a koronahelyzet előtt (ha nem, akkor ugyanvalóst ideje erről beszélgetni!), de a békebeli munkamegosztást gondolkodás nélkül átemelni a jelenlegi helyzetbe szarvashiba!

A megváltozott napirendnek köszönhetően átalakulnak a háztartásra szánható idősávok; az eddigi munkahelyi terhelés teljesen átbillenhet (van, akinek most kevesebb a teendője, másnak meg sokkal több); a házimunka arányai is módosulnak (nálunk például visszatért a napi főzés, hiszen mindenki itthon van, ugyanakkor nem kell inget vasalni, mert nincs hová kiöltözni) – és másképp is végezzük őket (kis kezek “segítenek” a teregetésben, online bevásárló időpontra vadászunk sorban állás helyett stb.).

Túl sok minden változott most ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyjuk, és valószínűleg hosszabb ideig fog tartani ez az egész, semmint “fél lábon is kibírjuk így”. A megoldás? Újratárgyalni, újraosztani mindent. Kinek mire van most lehetősége, energiája, sőt, igénye.

A prioritásokat ugyanis szintén át kell beszélni: mi az, ami nekünk családilag fontos a mostani helyzetben? (Lesz olyan konyhatündér, aki leteszi a fakanalat és rendel, mert egyszerűen nem bírja meg; és lesz olyan anti-konyhatündér, aki nem bízik a kiszállító cégek higiéniájában, és minden nap frisset főz, munka ide vagy oda – utóbbi vagyok én). Hogyan tudjuk a prioritásokat és a lehetőségeket szem előtt tartva megosztani a feladatokat? Bármilyen megoldás jó, ami nektek mint család jó – kivéve az automatizmust. Semmi nem olyan, mint régen (legalábbis egy ideig biztos nem), ez alól a házimunka elosztása se legyen kivétel!

home-office-konzi-banner

Tervezni muszáj

Akárhogyan is sakkozunk az idővel, egyik szülővel, másik szülővel (ha egyáltalán…), munkával, házimunkával, egy dolog biztos: még inkább időszűkében leszünk a szerepek  tér- és időbeli összecsúszása okán. Ergo: a hatékonyságnak még nagyobb szerepe lesz, mint korábban. Valószínűleg nem fogsz meglepődni a két kulcsszón sem: tervezés és fókusz.

Bizony, a tervezés minden eddiginél fontosabb lesz. Ahogy máskor, úgy most is a heti és napi tervezést javaslom (legalább), ám most kicsit billen az egyensúly: nagyobb szerepet kap a heti perspektíva. A megváltozott körülményeknek köszönhetően a munkavégzésünk kevésbé lesz egyenletes, egész egyszerűen azért, mert sokkal több tényezőtől függ, mint korábban. Egy irodával szemben otthon teljesen más és – különösen kisgyerekek mellett – kevésbé kontrollálható zavaró tényezők merülnek fel a munkanap során, ráadásul lelkileg is hullámzóbbak a mindennapok, ami pedig kihatással van a hatékonyságunkra. Érdemes tehát heti célokat kitűzni, és jobb napokon pörgetni, kevésbé jó napokon próbálkozni.

Az időszűke miatt természetesen a priorizálás is nagyobb szerepet kap. Millió priorizálási módszer létezik, én továbbra is az Eisenhower-mátrixot tartom a “gold standardnak”.

Feladattípusok

A nap során többféle idősávod lesz. Az időd egy részében körülötted lesz a család, és hacsak nem tudod teljesen a családmentes időkre szorítani a munkád, kénytelen leszel hangzavarban dolgozni. Ezekre az idősávokra érdemes beütemezni a komolyabb koncentrációt nem igénylő és/vagy könnyen felfüggeszthető feladatokat (ezt a cikket például egy ilyen idősávban korrektúrázom, miközben sárga madzagból pórázt kötök egy túlméretezett plüsskutya nyakára).

A teljesen gyerekmentes, munkaidőbe eső sávokat érdemes fenntartani az ügyfélhívásoknak, meetingeknek; míg a szintén csendesebb, de némileg fura időpontokat (például mielőtt felkel / miután elalszik a család) pedig a fókuszált munkára lehet szánni.

A heti feladatlistád összeállításakor a megszokott határidő-prioritás páros mellé ajánlok még egy jelzést felvenni: milyen körülmények szükségesek ahhoz, hogy dolgozni tudj az adott feladaton? A hatékonyságodat úgy tudod leginkább fokozni, ha a megfelelő időben végzed a megfelelő feladatot, azaz nem pazarolod a csendes idődet adminisztrációra, és nem próbálsz cikket írni a játszószőnyeg közepén. Mindkét példa frusztrációt szül és időpazarlás.

Szűkös időkeretek esetén a legrosszabb, amit tehetsz, ha töprengéssel indítod a munkaidőd: mivel is kellene kezdenem? talán ezzel – de azt lehet később is – akkor ezzel? Értékes perceket vesztegetsz így el, ezért azt ajánlom: legyen egy terved, mire leülsz az asztalhoz. Ez a terv gyakorlatilag elő is áll, ha ügyesen priorizálsz, és korrekten kategorizálod a feladataidat munkakörülmények szempontjából.

Fókusz!

Ha végre hozzájutottál egy kis munkaidőhöz, akkor viszont dolgozz, mint egy gép! Ilyenkor nincs házimunka, nincs chat, nincs közösségi média, csak az elhivatott munka. Ha nehézségeid vannak, olvasgass: írtam már az időrablókról (itt és itt), a halogatásról (itt) és az online világ zavaró hatásairól és ezek kiküszöböléséről (itt).

home-office-hatekonysag-3

Alakítsd ki a körülményeket!

A cikksorozat első részében említettem, hogy nem szeretnék home office-os klisékbe belecsúszni, azonban a dolgozósarkot muszáj megemlítenem. Korábban írtam már arról, miért fontos, hogy legyen egy dedikált helyed a munkára, ám a kérdés most talán még hangsúlyosabb – és ezt a saját bőrömön (is) érzem.

Én ugyebár békeidőben is itthonról dolgozom. Van egy remek dolgozókuckóm a nappali sarkában, ami kiválóan működött – eddig. Hiszen eddig nem volt itthon senki, amikor használtam, vagy már minden gyerek aludt, a férjem pedig viszonylag ritkán rohan oda hozzám, hogy megharapták vagy szedjem szét a legóját. Egyszóval egyedül tökéletes munkahely volt, de ennek most vége. Most túlságosan benne van az élet sűrűjében. Most nagyon is érzem azt, hogy kellene egy dolgozószoba – de nincs. És sok más családban sincs.

Ilyenkor jön a kreativitás. Vagyis először a hálószoba. Amire normális körülmények között megintcsak azt mondanám, hogy “lécci, ne”, de most nem mondom – most mindenki úgy oldja meg, ahogy tudja. Ki a kocsiban, ki a kertben (végre itt a jó idő!), ki a mosókonyhában. Légy kreatív, de próbálj meg az ergonómiára odafigyelni. Lehet, hogy nem tudsz (vagy nem akarsz) kialakítani egy dolgozószobát, de egy ülőmunkára tervezett, ergonomikus széket beszerezni mindenképp érdemes! Igen, ezek a székek nem olcsók, de a karantén végére tropára ment derekad sem lesz olcsó, higgy nekem. Egy jó szék és korrekt megvilágítás – ezzel a két legfontosabb ergonómiai szempontot ki is pipáltad.

Hasznos továbbá, ha vizuálisan is elkülönülsz a család többi részétől – például van egy ajtód, amit becsukhatsz egy fontos hívásnál. A vizualitás segít a gyerekeknek is értelmezni a helyzetet, és sok kellemetlen perctől kímélheted meg magad (vagy a házastársad, aki gyanútlanul megölel, miközben videohívásban vagy, khmm, nem velem történt meg, na jó, de).

A megfelelően kialakított dolgozósaroknak millió haszna van – ergonómia, hatékonyság, lelkiállapot stb. -, tehát ha van rá lehetőséged, kimondottan ajánlom, de ne csüggedj akkor sem, ha “csak” egy hálószoba jut neked, ahol egy hangyányival kisebb a zaj. Nem ideális, de ezt is túléljük (egy zajvédő fejhallgató azért nem rossz ötlet).

Öltözz fel – és egyéb varázsigék

Megint úgy kezdem: békeidőben… Békeidőben azt javaslom a leendő home officer klienseimnek, hogy öltözzenek fel reggelente normálisan, esetleg dobjanak fel egy könnyű sminket (amennyiben amúgy is szoktak sminkelni), azaz kerüljenek dolgozós formába nemcsak belül, kívül is. Ez segíthet abban, hogy fejben is dolgozós üzemmódra kapcsoljon az ember.

Koronavírus idején azonban ezt sem sulykolom – ajánlom, igen, de nem törvényként. Sok beszélgetésben – és a saját bőrömön is – tapasztaltam az elmúlt hetekben, hogy néha egyik napról a másikra élünk, már ami a lelki tartalékainkat illeti. Nem csoda és nem szégyen: bizonytalan és ijesztő napoknak vagyunk szemtanúi. Ezért most azt javaslom: tedd, amit az erőd enged. Ha pizsamában elvonszolod magad a gépedig, akkor tedd azt; ha lelkesít a csini póló, akkor pedig öltözz fel. Túlélésre játszunk – ki-ki a maga lehetőségei szerint.

Képek forrása: 1, 2, 3.

Fogalmad sincs, mivel megy el az időd?

Leave a Reply