Home office koronavírus idején 1. – Időbeosztás

Ahogy pár nap leforgása alatt az egész ország belepörgött a home office-osdiba, úgy kezdtek érkezni az ügyfeleimtől a telefonok és e-mailek, illetve a blogon a keresőszavak, hogy ugyan mégis hogyan kellene okosan csinálni ezt az időszakot otthoni munka szempontjából. Kézenfekvő lett volna, hogy két óra alatt összedobjak egy gyorstalpaló cikket, ahogyan ezt sokan meg is tették. Én mégsem tettem, annak ellenére, hogy a munkám jelentős részében ezzel a témával foglalkozom vállalati tréningek és egyéni tanácsadások formájában.

A helyzet az, hogy magam is megtorpantam, és ezt nem szégyellem bevallani. Hiába a bő évtizednyi saját tapasztalatom, hiába a témába vágó szaktudásom, ez a helyzet nekem is teljesen új, magánemberként és tanácsadóként egyaránt. Természetesen van egy eszköztár, amelyből gazdálkodom, ám ezek békeidőre vannak szabva, így ezeket “10 tipp home office-hoz” jelleggel elpuffogtatni demagóg lenne. Az elmúlt hetekben száznál is több ügyféllel beszéltem (egy részükkel az ingyenes gyorssegély felajánlásom kapcsán, amely továbbra is él, ha szükséged lenne rá a cikk elolvasása után is) – a velük való beszélgetéseim, illetve a saját aktuális tapasztalataim képezik jelen két részes cikksorozat alapját.

Kinek nehezebb?

Kezdjük mindjárt egy olyan ponttal, ami sok beszélgetésben előjön. “Én csak egy gyerekkel vagyok itthon, mégsem tudok rendesen dolgozni.” “Most már mindketten itthon vagyunk a férjemmel, de nem lett könnyebb, mit csinálok rosszul?” “Világéletemben itthonról dolgoztam, most mégsem megy – nem értem.” Az emberek jelentős része abban a hitben él, hogy neki ezt az egész home office-osdit azonnal, csípőből kellene tudnia. Amikor aztán kiderül, hogy mégsem olyan zökkenőmentes a történet, kétségbeesik, motivációt veszít, kételkedni kezd önmagában, és az amúgy sem túl fényes hangulata tovább zuhan.

Az első, amit jegyezz meg: ez a helyzet mindenkinek új, és mindenkinek nehéz. Nincs “neki könnyebb”, “bezzeg ő”. És ezt nemcsak home office témában mondom. Elég csak a saját tágabb családomat néznem, ahány háztartás, annyiféle élethelyzet és annyiféle nehézség. Nem szégyen tehát, ha neked is nehézségeid adódnak.

home-office-idobeosztas-2

Ezt is tanulni kell!

Szintén népszerű tévhit az, hogy az otthonról végzett munka kizárólag helyszínét tekintve különbözik az irodai munkától. A derék munkaerő egyik nap még bemegy reggel, és az íróasztalánál nyomja végig a munkanapot, következő nap pedig az ebédlőasztalhoz ül le és folytatja a munkát, mintha mi sem történt volna.

Két ponton hibádzik ez az elképzelés. Egyrészt ugye a körülmények, pláne a mostani helyzetben. Békeidőben is fel kell készülni az otthon jelentette környezeti hatásokra, ám most duplán-triplán terhelt a szituáció. Nálunk például hirtelen három emberrel – és a nekik betudható zajjal, nyüzsgéssel, igényekkel és reményekkel – van több, emellett ugye ott a háztartási teendők megnövekedett mennyisége, digitális oktatás a nagynak, a kicsit is le kellene időnként foglalni, hogy ne csak lézengjen…

Másrészt a sikeres és hatékony otthoni munkának megvannak a maga trükkjei. Nem várható el senkitől, hogy egyik napról a másikra profi legyen egy számára teljesen új munkaszituációban. A jó hír az, hogy ezek a trükkök könnyen és gyorsan elsajátíthatók. Sok cég fordít most nagy figyelmet erre (magam is többeknél tartok online tréningeket és konzultációkat a témában), de önállóan utánaolvasva is képezheted magad (ebben próbállak segíteni én is ebben a cikksorozatban). Mielőtt elkezdenél stresszelni, hogy ez neked nem megy, szánd rá az időt, és próbáld hideg fejjel átgondolni, hogy mik azok a tényezők, amelyek számodra most a legnagyobb nehézséget jelentik, és céltudatosan keress rájuk megoldásokat.

A napirenden áll vagy bukik

Nemrégiben megosztottam az átlaghoz képest liberálisabb nézeteimet a karantén alatti napirenddel kapcsolatban. Nem hiszem ugyanis, hogy a szigorú, percekre beosztott napirend nélkülözhetetlen lenne minden család életében. De! Ha dolgoznod is kell, akkor más a helyzet – akkor bizony a napirend kötelező. Ráadásul ebben az esetben bőven többről van szó, mint egy “sima” napirend esetében: eleve több célja van a napirendnek home office esetén, és több tényezőre is kell odafigyelnünk.

A cikk írásakor három hete tart a karanténosdi, így elképzelhető, hogy kialakítottatok már valamiféle családi napirendet, amiben mindenki tud dolgozni, akinek dolgoznia kell. Ha működik, szuper! Ha azonban még nem az igazi, akkor mindenképp javaslom, hogy tartsatok egy családi tervező alkalmat. Kisebb gyerekeknél elég, ha a kész tervet vázoljátok nekik (természetesen az ő szintjükön), nagyobbacskákat azonban érdemes bevonni a tervezési folyamatba. Ha látják-hallják, mi mindenre kell odafigyelni, hogy működni tudjon a család; ha érzik, hogy ők is fontos részét képezik a rendszernek, akkor teljesen másképp fognak hozzáállni az egészhez.

home-office-konzi-banner

Először is szedjétek össze a peremfeltételeket! Kérdések, amelyeket érdemes megfontolni:

  • Kinek mennyi időt kell dolgoznia? Mennyire kötött a munkaidő? A munkaidőből mennyi az, amikor kapcsolatban kell lenni munkatársakkal, ügyfelekkel? A munkaidőből mennyi az, amihez teljes csend és koncentráció szükséges, és mennyi az, amit akár a gyerekek mellett is lehet csinálni?
  • Mi a helyzet a digitális sulival? Mennyi fix jelenlét van? Ezen felül mennyi teendő van vele? Ezek a kérdések elsősorban akkor fontosak, ha szükség van valamelyik szülő segítségére (az én kisfiam elsős, vele még tanulni kell) vagy eszközeire (nekünk nincs plusz laptopunk vagy tabletünk, így amikor a kisfiam tanul, valamelyikünknek nincs gépe – tehát nem tudunk mellette dolgozni).
  • Milyen egyéb programok vannak? Mert bizony vannak még most is! A kisfiamnak két délutánon is online edzése van, nekünk, felnőtteknek pedig a heti két kettesben este és a “hagyományos” pénteki online borozás a barátainkkal olyan sarokkövek, amelyekre mindenképp figyelni akartunk.
  • Hogy működnek a gyerekek? Milyen a bioritmusuk? Ha alszanak délután, az nagy könnyebbség, de arra is lehet figyelni, hogy mikor nyugisabbak, és mikor esélytelen mellettük dolgozni. A mi családunkban a kora délután egy meglehetősen csendes időszak, legalábbis ahhoz képest, hogy két viszonylag kicsi gyerekkel élünk. Ezt az időszakot bűn lenne házimunkára áldozni, így tudatosan tervezek vele.
  • Milyen egyéb tényezők befolyásolhatják a napirendet? Nálunk tervezési szempont volt az is, hogy mikor süt a nap a kertünkbe… De ide tartozhat az is, hogy éppen mikor lehet bevásárolni, mikor érdemes videochatelni a Nagyival, vagy mikor jön ki a szomszéd kisfiú átintegetni a kerítésen. Bármi, ami nektek fontos, és ami befolyásolja a napjaitokat.

Viszlát, 8 óra!

Ha nagyjából látjátok, miből gazdálkodtok, ideje el- és/vagy beosztani az időt. El, ha ketten vagytok – és be, ha egyedül kell megküzdened a háromfejű sárkánnyal (gyerek – munka – házimunka). Mindkét verzióban érdemes elengedni a klasszikus napi 8 órás elgondolást – egyszerűen nem életszerű otthon, ha az összes jelenlévő szülőnek (legyen az egy vagy kettő) dolgoznia kell. De még akkor is nehézkes, ha az egyik szülő kizárólag a gyerekekkel van – nagyon ritka az a lakás ma Magyarországon, ahol teljesen zajmentesen el tud szeparálódni a dolgozni vágyó szülő.

De hogy valami vidámat is mondjak: nem kell bánkódni azon, hogy oda a régi szép 8 óra munka! Millió kutatás lát napvilágot, amelyek az ember koncentrálóképessségét vizsgálják, és rendre kiderül, hogy a 8 órás munkanap gyakorlatilag értelmetlen, mivel ilyen hosszan képtelenek vagyunk összpontosítani. Magyarul: sokkal többet ér 4×2 óra, de még 3×2 óra is, mint 1×8 óra! Tehát vegyél/vegyetek a kezetekbe egy kockás papírt, vázoljátok fel a hetet a fenti szempontok mentén, majd találjatok benne munkára alkalmas blokkokat, legalább az egyikőtök számára.

Mert itt jön a másik alapvetés: váltott műszakban kell dolgozni. A leggyakoribb hiba, amit az elmúlt hetekben láttam, az a vállvetve küzdés. Anyu és apu ülnek az ebédlőasztal két végében, vért izzadnak, hogy összpontosítani tudjanak, miközben körülöttük ugrál a gyerek(csapat), netán még bal kézzel oktatni is kell. Ez a felállás nem jó semmire, minden félben – beleértve a gyerekeket is – frusztrációt kelt. Ugyanakkor ha mindkét fél dolgozik, az sem járható út, hogy az egyiknek jut rendes munkaidő, a másik pedig oldja meg, ahogy tudja…

Tehát el kell osztani egymás között a rendelkezésre álló időt. Te ekkortól eddig, aztán átveszed, jövök én két órát, majd csere ismét – és így tovább. Kreatívan, rugalmasan, kollégákkal egyeztetve (erre még visszatérek). Aki régóta olvas, netán ügyfelem (volt), az pontosan tudja, hogy minden erőmmel lebeszélek mindenkit az éjszakázásról és a hétvégi munkáról, munka-magánélet egyensúly okán. De. Ez most nem az a helyzet. Most mások a prioritások. Pontosabban: mások is prioritások. Fizikailag, szellemileg, lelkileg és anyagilag is túl kell élnünk, emiatt lesz, amit be kell áldoznunk. Ugyanakkor a keretek bizonyos szempontból rugalmasabbak, így amit elveszítünk a réven, azt megnyerjük a vámon.

Hogy megvilágítsam, íme a saját példánk. A férjem más időzónában dolgozik, mint amiben élünk, így a délelőttje nagyjából szabad, én pedig éjszakai bagolyként este vagyok elememben. Ez ellen sokszor küzdök, ám most kapóra jön: éjszakába nyúlóan dolgozom – figyelve azért az elégséges alvásra -, de reggel nem én kelek a gyerekekkel, hanem ő. Ő ad reggelit, ő van ott az első iskolai bejelentkezéskor. Mire összeszedem magam, addigra kezdődik az ő munkaideje, és hagyjuk is őt zavartalanul dolgozni egész nap. Neki kijön így a teljes munkaideje, nekem azonban nem, így a hétvégéből is kiszakítok magamnak egy darabot. De – és itt jön az, hogy mások most a körülmények – ez nem nagy probléma, mert hétközben lazábbak a napjaim, gyakran tudok bár egy negyedórát olvasgatni a gyerekek mellett, netán velük sziesztázni, így a munka-magánélet egyensúlyom nem borult, csak átalakult. Részben tartozik csak a munkaidő beosztásához, ám a koronavírushoz annál inkább: eltolódott a hétköznap-hétvége egyensúly is. Mivel megtehetjük, hogy hétközben kiránduljunk, akkor tesszük, kerülendő a tömeget; így talán érthetőbb, miért nem fáj a hétvégi munkavégzés. Mindez csak egy példa, ami azonban remélhetőleg rámutat két fontos dologra: a rugalmasságra és a “normálistól” kicsit eltérő megoldásokra.

home-office-idobeosztas-3

Arányosan és kreatívan

A munkamegosztás történhet tehát napi szinten, vagy a hét mentén elosztva, a lényeg az, hogy mindenkinek jusson arányosan idő. Az arányosan szó nem véletlenül van aláhúzva… Beszéltünk már a realitásokról, de ismét kiemelem: most nem egy másfajta normálist élünk, hanem magát a szürrealitást. Nem lesz 2×8 óra tiszta munka idő egy-két-három gyerek mellett. De ha lesz is, nem lesz rá lelkierő és motiváció sem a vírus árnyékában… El kell fogadnunk, hogy kevesebb jut, de azt a keveset okosan kell kihasználnunk.

Azt mondanom sem kell, hogy a gyerekek alvásideje aranyórákat jelent. Korábban kelni (és akár cserébe délután pihenni), később feküdni (vagy-vagy!), délutáni alvást maximálisan kihasználni! Sőt: alvásidőn alakítani! Szülőkként megszoktuk, hogy mindig mi alkalmazkodunk, de most fordul a kocka: apró lépésekben előre lehet hozni a fektetés idejét, ha esténként tudnál még koncentrálni; már nem alvó gyerekeknek is be lehet vezetni a csendes pihenő intézményét, amikor dolgozhatsz (vagy pihenhetsz, hogy éjszaka/hajnalban dolgozhass).

Megintcsak azt mondom: merj dobozon kívül gondolkodni! Van ügyfelem, aki a vírusszitu kezdete óta hajnali 3-kor kel, és reggel 8-ra túlesik a munka nagyrészén. Ajánlom-e ezt mindenkinek? Egyáltalán nem! De neki működik. Hangsúlyozom: én általában az egyensúly, a pihenés, a harmónia mellett teszem le a voksom, de ne áltassuk magunkat: ebben a helyzetben ez nem mindenkinek fog menni. Sokan küzdünk a túlélésért (mindenféle értelemben), nem mindenkinél fog működni az online jógaharmónia-horgolásszakkör. És ez így van. Nem mondom, hogy így van jól, de így van – és ezért ne marcangold magad.

Legyenek szünetek és határok!

A napirend tervezésekor két fontos szempontot még muszáj megemlítenem:

Tervezd be a szüneteket is! Nem papíron és óramű pontossággal, de számolj velük! Tudom, hogy ki akarod facsarni az utolsó cseppet is a kevéske zavartalan munkaidődből, de kérlek, ne a szünetek rovására tedd! Ha 1-2 órás etapokban tudsz dolgozni, akkor nem releváns a kérdés, de ha megadatik egy komolyabb időblokk, mindenképp iktass be pihenőidőt! Sokan hatékonysági okokból mellőzik a szüneteket, de az igazság az, hogy szünet nélkül legkevésbé sem leszel hatékonyabb, sőt. Az agyad kiköveteli magának a szünetet, és ha nem tervezed be, akkor majd ő eldönti, mikor és hogyan pihen – ez halogatásként, időrablókba való menekülésként, falbámulásként fog jelentkezni. Szóval tarts szünetet – méghozzá gyakran! (És használd ki ilyenkor, hogy otthon vagy: ölelgesd meg a párod, kártyázz egy rövidet a gyerekekkel, lépj ki pár percre a friss levegőre.)

Legyen a munkaidődnek eleje (halogatás ellen) és vége (munka-magánélet egyensúly végett) – és mindkettőt tartsd be szigorúan! A home office – különösen, ha állandósul – komoly kockázatot jelent a különböző életterületeid szuverenitása szempontjából. Most neked kell pótolnod azokat a körülményeket, amelyek békeidőben szabályozzák a mindennapjaid: az összevont szemöldökű főnököt, ha késel; az óvodai zárórát, ami pontot tesz a nap végére. Szabd meg a kereteket, és tartsd magad hozzájuk! Az elején nem lesz feltétlenül könnyű, de pár hét alatt “behozza az árát”.

Figyelem: időütközések várhatók!

Koronán kívül is javasolni szoktam az átmeneti idők beépítését: nem szerencsés, ha faltól falig be van táblázva a naptárunk, mert kivédhetetlenek a csúszások, amelyek aztán frusztrációt okoznak. Nagyon szerencsétlen gyakorlat az, hogy minden megbeszélés egész vagy fél órakor kezdődik, és egész vagy fél órát tart. Gyakran nulla percünk van átérni az egyik tárgyalóból a másikba, pedig jó lenne elszaladni pisilni, és egy sürgős hívást elntézni… A mindennapok hajszoltsága részben ebből a gyakorlatból is adódik.

Szakadjunk el ezektől a konvencionális időpontoktól! Kezdjünk 8:50-kor vagy 9:20-kor! A kisfiam sulijában ez a váltás szülői kérésre történt: több szülő panaszkodott, hogy 9-kor van a napindító megbeszélés a csapatával, és a gyereke (esetleg mindkettő vagy mindhárom) szintén 9-kor kell becsatlakozzon a sulis callba – miközben egyik se elég önálló, hogy segítség nélkül abszolválja. 10 perc csúsztatás (kezdjünk 8:50-kor) megadta a szülőknek azt a rugalmasságot, amivel a reggelüket hajtépés nélkül tudták kezdeni. Ehhez mindössze kommunikálni kellett – jelen esetben az iskola felé. A kommunikáció kulcs a mostani helyzetben.

Erről, illetve olyan további létfontosságú témákról, mint összpontosítás és hatékonyság, tervezés és fókusz koronás home office idején, a minisorozat második részében olvashatsz.

Képek forrása: 1, 2, 3.

Fogalmad sincs, mivel megy el az időd?

Leave a Reply