80/20 a gyakorlatban: munka, idő, hatékonyság

A Pareto-elvet, más néven 80/20-as szabályt igazi hatékonyságnövelő csodeaeszközként tartom számon. A legnagyobb előnyét abban látom, hogy hihetetlenül egyszerű és könnyen megjegyezhető módon segíti a lényeglátást, és ebből adódóan a prioritások pontos meghatározását. Igazi svájci bicska, amit tényleg minden olyan helyzetben előkaphatunk, ahol döntenünk kell az időnkről – legyen az a döntés rövid távú vagy egész életre kiható.

A múltkori Pareto-gyorstalpaló után lássunk most néhány ötletet, hogyan tudod a 80/20-as szabályt a céljaid, az időd és a munkád szolgálatába állítani! Mielőtt azonban belekezdünk, íme pár szempont, amelyeket érdemes szem előtt tartanod, amikor a 80/20-as szabályt alkalmazod.

    • Bármilyen témában is próbálod meglelni a 20%-ot, sose fogadd el az első választ, ami reflexből jön! A megszokások, a berögzült, nem feltétlenül jó minták ugyanis gyakran tűnnek fontos 20%-nak, miközben a kiiktatandó – vagy legalább mérsékelendő – 80%-ba tartoznak.
    • Ismét hangsúlyozom: ez a történet a látszat ellenére nem a számokról szól. Nem kell mindenen túl ragaszkodnod a 20%-hoz, a 80%-hoz. Az alapelv a fontos: keresd meg azokat a tevékenységeket, amelyek számodra valóban értékteremtőek, és fordíts ezekre több időt – a szükséges időt pedig úgy tudod előteremteni, ha minimalizálod a kevésbé értékes, netán éppen időrabló tevékenységeket.
    • A valóban fontos 20% kiválasztásakor vigyázz arra, hogy az életed továbbra is egyensúlyban maradjon! Lehet, hogy számodra jelenleg a legfontosabb 20%-ot a gyerekeid jelentik, de nem hanyagolhatod el a párod sem, ha hosszú távon is vele szeretnél maradni; lehet, hogy az életed most teljes mértékben a munkád körül forog, de nem áldozhatod be Pareto oltárán a sportot vagy a pihenést, mert pillanatok alatt kiégsz. Tehát: egyszerűsíteni, fókuszálni, nemet mondani lehet, sőt, kell is, de nem mindenáron!
  • Ha megvan a fontos 20%, engedd el a többit – ha nem is teljesen, de legalább ne érezz lelkiismeretfurdalást miattuk. Fogadd el, hogy az elhanyagolandó 80% el lesz hanyagolva. Nem lesz divatlapba illő ruhatárad, nem lesz gigantikus haveri köröd, nem fogsz érteni mindenhez – lesz cserébe időd, energiád, pénzed, amelyeket a valóban fontos dolgokra fordíthatsz. A kettő együtt jár.

És most lássuk, hogyan veheted hasznát a Pareto-elvnek a munkádban és az időd szervezésében!

Célok

Rendszeresen felmerülő téma a konzultációim során az, hogy miképpen lehet lavírozni a sokféle feladat, kötelezettség és elvárás között, s különösen sokan kérdezik, hogy miképpen lehet összeegyeztetni a sokféle célt, amelyet az ember kitűz maga elé. Életszakasz, év vagy projekt eleje van, célokat fogalmazol meg, és indulsz nagy lendülettel a megvalósítás irányába – hogy aztán kiderüljön, túl sokat akartál, mint ama bizonyos szarka, s ezzel elapróztad az időd és az energiád… Ha túl sok célod, vállalásod, fogadalmad van, nézd át őket Pareto-szemüveggel: mi az a 20%, amely valóban hozzájárul a fejlődéshez? Csökkentsd drasztikusan az elérendő céljaid, terveid számát, és koncentráld az energiáidat a maroknyi valóban fontos célodra!

pareto-elv-munka-ido-hatekonysag-2.jpg

Siker

Nem túl meglepő módon a sikerhez vezető út is 80/20-as elvek szerint épült. Vedd sorra a legnagyobb sikereidet, majd próbáld megtalálni, hogy melyek azok a tényezők, amelyek segítettek téged, hogy elérhesd ezeket a célokat. Sikerül beazonosítanod a bűvös 20%-ot? Ha igen, nincs más dolgod, mint megismételni a módszert – a saját sikermódszeredet. Természetesen nem kell egy az egyben lemásolnod a korábbi fegyvertényeket, ehelyett a módszert – legyen az tudás, hozzáállás, szokás – felhasználva alakítsd ki az aktuális tervet, hogy elérhesd a célod.

Hatékonyság

Bár már szerencsére egyre kevésbé divatos borzasztóan elfoglaltnak lenni (értsd: ma már okosabbak vagyunk annál, hogy túlórákban, teendők mennyiségében, beérkező e-mailek számában mérjük a sikert), a túlvállalás és a perfekcionizmus még erősen tartják magukat. Pedig nyugodtan kimondhatjuk: a napi ténykedéseink töredéke az, ami valóban hasznos.

Ha sikerül beazonosítanod azokat a pontokat, amelyek a (majdnem) fölösleges 80%-ba tartoznak, akkor elkezdheted kihúzni ezeket a tevékenységeket a naptáradból, a teendőlistádról – az életedből. Mindegy, hogy munkáról vagy házimunkáról beszélünk, a szelektálás, nemet mondás természetesen adódik azután, hogy megtaláltad az alacsony értékű vagy felesleges tevékenységeket. Minimalizáld a haszontalanul eltöltött időt, és dőlj hátra végre!

Kézben tartom az életem - Cél- és időtervező online tanfolyam

Időrablók

Hacsak nem vagy feketeöves időgazdálkodó, az idő időnként fogja magát, és kifolyik a kezeid közül. Az időnket számtalan veszély fenyegeti (gigantikus időrabló gyűjteményemet itt és itt találod), és teljességgel egyéni, hogy ki melyik időrabló markába kerül. Az időrablók ráadásul azért tudnak jól működni, mert alattomosak: csak az veszi észre őket, aki valóban résen van.

Persze nem kell mindenhol gyanakvó szemekkel időrablókat keresgélned; elegendő, ha megtalálod a saját időrablóidat, azaz azt a néhány tevékenységet, amely az időveszteség nagy részéért felelős. Ha csak ezt a pár időrablót küszöbölöd ki az életedből (értsd: tudatosan figyeled, kivédési technikákat eszelsz ki és alkalmazol), már órákban lesz mérhető a fejlődés heti szinten.

Munkahelyen a nagy trióra érdemes odafigyelni: a telefonok, e-mailek, meetingek esetében nagyon szigorúan mérlegelj, hol húzódik meg a határ a fontos és a fölösleges között – ha sikerül meglelned ezt az egyensúlyt, komoly hatékonyságnövelést hajtottál végre.

Online tevékenységek

Az ügyfeleim jelentős részénél a különféle online tevékenységek szívják el az időt (nem véletlenül írtam a Digitális egyensúly c. könyvemet…); gyakran telepítünk ezért egy monitorozó programot a gépükre, s pár napnyi mérés után egyértelműen látszik, melyek azok a weboldalak vagy tevékenységek, amelyek az elfolyt idő zöméért felelnek. Ez egy nagyon praktikus tudás: nem a teljes digitális viselkedést akarjuk megváltoztatni, hanem pontosan meg tudjuk mondani, mi az az egy-két weboldal, amit jó lenne nagyon korlátozottan, nagyon tudatosan használni. Ezzel a fókusszal sokkal tartósabb a változás is.

Információ

Iszonyatosan, borzasztóan, rettenetesen sok információ ömlik ránk nap mint nap az internetnek köszönhetően. Ráadásul ez a sok-sok infó az utóbbi két évtizedben vált elérhetővé, és legtöbben nem tudjuk – nem tanultuk meg -, hogyan lehet megálljt parancsolni, nem túlfogyasztani a tudást. Pedig muszáj valahol határt szabni, ugyanis a túl sok információ fölösleges, bénítóan hat vagy egyszerűen csak ok nélkül viszi az időt.

Néhány trükkel azonban töredékére csökkentheted a befogadandó információt. Ha például valamilyen témában Google-kutakodnál, bátran állj meg az első találati oldalon – a releváns információk túlnyomó többsége innen már elérhető. Vagy. Vizsgára készülve tartsd szem előtt a “okosabban, nem keményebben” elvet: keresd meg azokat a forrásokat – jegyzeteket, szakkönyveket, tételeket -, amelyek lefedik az anyag nagyját, és koncentrálj ezekre. Ne képezd túl magad – engedd el a tökéletességet, és állj meg az elég jónál!

pareto-elv-munka-ido-hatekonysag-3.jpg

Szakértelem

Akár tanulsz még, akár dolgozol, érdemes megtalálnod a munkádban azt a területet, amely a legtöbbet adja számodra. Gondolkodhatsz anyagi szempontok mentén (pl. melyik tevékenység hozza a legnagyobb bevételt; melyik szakterület hordozza magában a legnagyobb anyagi lehetőségeket), de lehetőség szerint én inkább arra bátorítalak, hogy találd meg azt a 20%-ot a tevékenységeidben, amely a flow-élményt, az örömteli és elmélyült munkát adja számodra.

Ha meglelted ezt a területet, nincs más dolgod, mint elmélyülni benne; képezd magad szakértővé, állítsd ebbe az irányba a szakmai életed! Egy terület szakértőjeként sokkal könnyebb eladnod magad, mintha mindenhez értesz, de csak egy kicsit; nem beszélve arról, hogy mennyire élvezetesebb lesz a munkád, ha végre azzal foglalkozhatsz, ami valóban fontos számodra…

Vállalkozás

A Pareto-elv számomra a vállalkozásomban bizonyult messze a leghasznosabbnak. Egyszemélyes vállalkozásként nagyon fontos, hogy minél hatékonyabban osszam be az energiáimat, azaz pontosan tudjam, mi az, amivel érdemes és kell foglalkoznom, és mi az, amire nem szabad időt fecsérelnem.

Fontos tudás például az, hogy ki az az ügyfél, mi az a termék vagy szolgáltatás, amely a bevételek zömét hozza. Merthogy a Pareto-elv természetesen itt is működik. Komoly fejlődési ugrást jelentett a vállalkozásomban az, amikor azonosítottam azokat a kulcsfeladatokat, amelyek a vállalkozásom stabilitásához, növekedéséhez szükségesek; ennek következtében sikerült leszoknom arról a kapkodásról, ami sok szabadúszót jellemez, és ami abból a félelemből fakad, hogy ha ezt nem vállalom, akkor miből fogok megélni.

A Pareto-elv éppen azt bizonyítja: nem kell mindent elvállalni ahhoz, hogy életben maradj. A túlvállalás gyenge minőséghez, hibák sorozatához, stresszhez és kiégéshez vezet; így én ma már nemet mondok olyan munkákra, amelyeknél azt érzem, hogy nem szolgálják az érdekeimet, és a felszabaduló időt a valóban fontos tevékenységeimbe fektetem.

A Pareto-minisorozat utolsó részében a 80/20-as szabály hétköznapi, praktikus oldalait mutatom meg.

Képek forrása: 1, 2.

Fogalmad sincs, mivel megy el az időd?

Hozzászólás