Az előző részben volt szó perfekcionizmusról, negativizmusról, társadalmi elvárásokról és még sok más időrabló tevékenységről. Jöjjön most a folytatás – bőven van még időnyerési lehetőség!

Célok hiánya

Az időnk – napunk, hetünk, életünk – leghatékonyabb felhasználásának azt tartom, ha tisztában vagyunk a céljainkkal, vágyainkkal, és nap mint nap azért tevékenykedünk, hogy olyan életet élhessünk, amilyent szeretnénk. Időpazarlás az, ha nincsenek céljaink, prioritásaink, motivációnk – vagy ha vannak, de nem teszünk értük. S természetesen időpazarlás minden olyan tevékenység, amely messzébb sodor a céljainktól, a vágyott élettől. A helyes időbeosztás ugyanis nem arról szól, hogy minél több látszatfeladatot kipörgessünk estig, sokkal inkább arról, hogy időt szakítsunk mindarra, ami igazán fontos számunkra. Én például a cikk megjelenésekor prioritások szempontjából az év egyik leghatékonyabb napját töltöm: a férjemmel kettesben lógázzuk a lábunkat egy tóparton, és beszélgetünk.

Tervezés hiánya, tervezési hibák

Ha nem tervezel egyáltalán, esetleg rosszul tervezel; ha nincs teendőlistád, vagy van, de túl hosszú, és ezáltal használhatatlan; ha nem használsz naptárt, netán használsz, de csak ad-hoc jelleggel – mind-mind kiváló lehetőségek az idő elvesztegetésére. Valamiféle terv, elképzelés nélkül ugyanis sodródunk, túlvállalunk, kapkodunk, nem a fontos dolgokkal foglalkozunk – időt vesztegetünk. A tervezés befektetés – igaz, hogy némi időbe telik, de rengeteget optimalizálhatunk a mindennapjainkon. Ha már vannak céljaink, prioritásaink, akkor könnyűszerrel fel tudjuk építeni az előttünk álló hetet úgy, hogy a legtöbbet hozzuk ki belőle – értsd: a lehető legkevesebb időt pazaroljuk el; össze tudunk hozni egy olyan rövid, de ütős teendőlistát, amellyel a céljaink irányába haladunk, s nem töltjük az értékes perceket értéktelen dolgokkal; egy korrekt naptárral megtervezhetjük a napi, heti logisztikát anélkül, hogy fölösleges köröket futnánk, vagy éppen fontos dolgokat felejtenénk el.

Ha már időnyerés és tervezés: hatalmas hiba nem figyelembe venni a saját bioritmusunkat, energiaszintjeinket! Akinek délelőtt pörög az agya, hiába próbál este dolgozni a legfontosabb, legnehezebb feladatain, mert még ha sikerül is haladnia, biztosan lényegesen több időt vesz igénybe annál, mintha a reggeli órákban foglalkozott volna vele. Éjjeli bagolyként sokszor tapasztalom, hogy amivel délelőtt nyögvenyelősen haladtam, s végül feladtam, azt estefelé pillanatok alatt összedobom, méghozzá sokkal jobban, mint délelőtt tettem volna – így részemről időpazarlás bármilyen érdemi munkát délelőtt csinálni, ezért ezekre az órákra száműztem a háztartási feladatokat.

A tervezés is lehet hosszadalmas, ezáltal időpazarlás, ha nem találunk egy olyan rendszert, tervezési rutint, ami számunkra kézenfekvő. Rengeteg módszer létezik, merjünk kísérletezni velük – előbb-utóbb biztos rálelünk arra a megoldásra, amivel a heti tervezés 10 perces rutinná egyszerűsödik. Időtervezésen kívül a nagyobb lélegzetvételű munkákat is érdemes megtervezni: a hűbelebalázs módon elkezdett munka ugyanis óhatatlanul időcsúszásokhoz vezet (nem ezt kellett volna, nem így kellett volna, vissza az egész, újrakezdés stb.).

Megszakítások, zavaró tényezők

Gyanítom, mindannyiunk számára ismerős helyzet az, amikor épp benne vagyunk valamiben, koncetrálnánk, teljes erőbedobással dolgoznánk, ám valami vagy valaki minduntalan megszakít bennünket. A munka megáll, mi kizökkenünk, majd miután ismét visszatérhetünk a munkánkhoz, már azt sem tudjuk, mit is csináltunk, hol is kellene folytatnunk. Sajnos sokszor tehetetlenek vagyunk a zavaró tényezőkkel szemben – a szerencsétlen módon kialakított egyterű irodában a folyamatos alapzaj gátolja a koncentrációt (s akkor még nem beszéltünk a folyamatos igényekkel jelentkező főnökről / kliensről vagy az állandóan kérdező gyakornokról – és ami a legrosszabb, az esetleges rossz hangulatról a munkahelyen).

Mit tehetünk? Meneküljünk el – térben vagy időben. Ha lehetőség van rá, egy-egy komolyabb koncentrációt igénylő munka esetén érdemes megpróbálni otthonról dolgozni (feltéve, ha otthon nyugi van), esetleg korábban bemenni az irodába. Otthonról dolgozóként nekem az éjszakába nyúló munka vált be – igaz, ez a bioritmusomat teszi tönkre, de bízom benne, hogy a gyerekek nőttével ez is megoldódik.

Ha már gyerekek: a legtöbb megszakítás természetesen tőlük ered. Ugyan egy doktori disszertációt sosem írnék úgy, hogy mellettem játszanak a gyerekek, főzés vagy egyéb, megszakítást kevésbé tűrő házimunka közben nem esik jól, amikor hirtelen öt igény is érkezik a gyerekek részéről. Minél előbb sikerül önállóságra szoktatni a gyerekeket, annál könnyebb dolgunk lesz.

A technológiai vívmányok is minden oldalról támadnak: zizegő telefon, felugró értesítések, bepotyogó e-mailek szabdalják az értékes időnket. Kapcsoljunk le mindent, amit lehet! Hacsak nem szülészorvosként tevékenykedünk, akinek mindenórás kismamái vannak, nyugodtan lehalkíthatjuk a telefont egy rövidebb-hosszabb dolgos etapra! Az e-mailekre is ráér napi 2-3 alkalommal ránézni, s tömbösítve lekezelni, fölösleges minden felugró borítékra rávetődni.

Holtidők

Mindannyiunk életében vannak holtidők – azonban kizárólag rajtunk múlik, hogy ezek az órák veszendőbe mennek-e, vagy megtaláljuk az “alternatív felhasználási lehetőségeket”. Manapság már minden adott ahhoz, hogy a vonaton vagy az orvosra várva dolgozhassunk, tanulhassunk, olvashassunk, zenét hallgathassunk, pihenhessünk – csak rajtunk múlik. Nálam mindig van Kindle, tele szórakoztató és szakmai könyvekkel – én olvasással töltök ki minden várakozási időt. A veszteségidők egy része egyébként okos tervezéssel kiküszöbölhető, vagy legalábbis minimálisra csökkenthető. Ha csak egy óránk van az edzésre, nem érdemes a távolabbi konditerembe menni; ha a város adott pontján több elintéznivalónk van, tömbösítsük a feladatokat; ha tudjuk, mikor van csúcsforgalom a postán, szervezzük át a napunkat, és menjünk korábban/később a rövidebb várakozás érdekében – és így tovább.

Apropó, várakozás! Míg a vonatra, orvosra kénytelenek vagyunk várni, addig a barátainktól, ismerőseinktől igenis követeljük meg a pontosságot! A legpofátlanabb dolognak tartom a világon, amikor valaki krónikus késő – ez a viselkedésforma sajnos ma még mindig elfogadott, és egy elnéző mosollyal illik tudomásul venni a fél órával később befutó barátot, ismerőst.

Minden, ami halogatás

Avagy: nem minden időrabló halogatás, de minden halogatás időrabló. A halogatásnak egy külön cikket szenteltem korábban, itt olvashatod el.

Rendetlenség, káosz

Aki keresett már órák hosszat kulcsot, iratot, fél pár cipőt, az tudja, mire gondolok. Nem kell rendmániásnak lenni, de meglehetősen praktikus, ha nagyjából sejtjük, mit hol tartunk. A fizikai káoszon kívül a gondolatainkat is könnyen “elhagyhatjuk”: nincs bosszantóbb annál, amikor elfelejtünk valamit, legyen az egy teendő, egy ötlet vagy egy telefonszám. Jegyzetelni nem szégyen, rengeteg időt nyerhetünk vele!

Rossz munkaszervezés

S végül az egyik kedvenc kategóriám: még nagyvállalati dolgozó koromban az egyik fő feladatom éppen az volt, hogy ezeket a pontokat megtaláljam a vállalati folyamatokban. A leggyakoribb hibalehetőségek a mindennapi életben is jelen vannak, lássuk, melyek is ezek!

Elsősorban a várakozás: egymásra, egy engedélyre, egy információra, hiányzó alapanyag, eszköz megérkeztére, valamilyen munkafolyamat eredményére. Hétköznapi példa a kezdő háziasszony, aki nem tudja, hogy a palacsintatésztát pihentetni kell, s megcsúszik az ebéd… Mérjük fel a teendőink időigényét (várakozási időkkel együtt), s kalkuláljunk velük! (Haladók gondolkodhatnak PERT-diagramban is!)

Bár érthetetlen módon még mindig divatosnak számít, szerencsére egyre többen jönnek rá arra, hogy a multi-tasking nemhogy nem hatékony, hanem egyenesen zabálja az értékes időnket eredmények nélkül. Egyszerre több dolgot csinálni ugyanis fizikailag lehetetlen. Ami lehetséges: több dologgal foglalkozni úgy, hogy gyorsan váltogatunk az egyes feladatok között – ezt nevezik sokan multi-taskingnak. Egy feladatba belemélyedni, a fonalat felvenni időigényes dolog, s ha minduntalan eldobjuk magunktól ezt a fonalat egy másik kedvéért, az időnk jelentős része azzal fog telni, hogy újra és újra belerázódjunk az előttünk álló feladat(ok)ba. Nem érdemes tehát multi-taskingolni, feladatokat félbehagyni, újra-és újrakezdeni, önmagunkat állandóan kizökkenteni. Ehhez persze önfegyelem és koncentráció szükséges. Léteznek olyan technikák, amelyek segítenek a koncentrációban – népszerű például a Pomodoro módszer (25 percig koncentrálok a feladatomra, bármi legyen is az).

Rengeteg probléma adódik a rossz kommunikációból: félreértések sora következik abból, ha nem akarunk vagy nem merünk kérdezni, ha nem beszélünk meg mindent alaposan (iskolában felejtett gyerek?), esetleg duplán dolgozunk (mi ezzel küzdünk: a férjem hazafelé beugrik abba az üzletbe, amibe én délelőtt jártam – vagy fordítva).

Szintén sok időt vesztegethetünk el azzal, ha rosszul vagy nem használjuk a technológia adta lehetőségeket. A GPS nem a butaságot, a mosogatógép nem a lustaságot testesíti meg – mindkettő eszköz arra, hogy gördülékenyebben teljenek a mindennapok. Érdemes egy erős felhasználói szintet megütni a számítógépes ismeretekben is – ez nemcsak munkavállalásban, de a mindennapokban is segítségünkre lehet. S ha már számítógépek: a legbosszantóbb időtöltés az, amikor a lassú gép reakcióira várakozunk. A legtöbb esetben egy alapos karbantartással a legcsigább gép is felgyorsítható – keressünk egy szakembert, aki segít benne.

Lényegesen komplexebb problémák is adódnak, amelyek megoldására nincsenek kompakt módszerek, de ha tudatosan figyelünk, kikerülhetjük a csapdát. Ilyen a krónikus döntésképtelenség (amikor hetekig rágódunk ugyanazon a problémán, rengeteg órát elvesztegetve), a dolgok túlbonyolítása (keressük tudatosan az egyszerű, de nagyszerű módszereket – legyen szó háztartási feladatokról vagy a munkánkról), a hanyag munka (a rest kétszer fárad), az előregondolkodás hiánya (többet ésszel, mint erővel) vagy az, ha nem tanulunk a saját hibáinkból.

Képek forrása: 1, 2, 3, 4.