A teendőlista a legelterjedtebb hatékonyságnövelő eszköz: mindannyian használjuk, még azok is, akik egyébként nem különösebben érdeklődnek az időmenedzsment rejtelmei iránt. Valóban nagyszerű találmány, hiszen segít abban, hogy úgy érezzük: urai vagyunk a tennivalóinknak és az időnknek, ráadásul nem kell fejben tartanunk minden apró-cseprő ügyet, hiszen a listánkon mindennek helye van.
De ami az előnye, az a hátránya is. A teendőlistának nincsenek igazi keretei, túl egyszerű bedobálni minden ötletet, apróságot, lényegtelen dolgot, aminek eredményeként a listánk nőttön nő, míg végül egy kaotikus, frusztrálóan összevissza, terjedelmes gondolattömeggé válik, amelyben elvesznek az igazán fontos teendőink. A megoldás kézenfekvő, ám valamiért mégis sokan ódzkodnak tőle: rövidíteni kell, szinte a végletekig.
A hosszú teendőlista ugyanis nem reális, frusztráló és halogatásra csábít.
Nem reális, mivel valójában már nap elején pontosan tudjuk, hogy sosem érünk a végére, mégis felírjuk mind a 30 teendőt a listánkra. A reménytelen helyzetünk egész nap nyomaszt, frusztrál a sok-sok tennivalónk – emiatt aztán sokszor inkább bele se kezdünk, hiszen úgyis minek. Jobb esetben ugyan belekezdünk, de hogy haladjunk, daráljuk az egyszerű, gyors, lényegtelen dolgokat, míg a valóban fontos teendőkre nem kerül sor. Egy nem megfelelő teendőlista tehát nemhogy nem segít, de egyenesen kontraproduktív lehet! Végül az sem elhanyagolható szempont, hogy a végtelen hosszú listával megfosztjuk magunkat a nap végi sikerélménytől, hiszen hiába csináltunk meg jónéhány dolgot, kudarcként fogjuk megélni a listán maradt befejezetlen feladatokat.
Ezzel szemben a rövid teendőlista motiváló, célratörő és sikerélményt nyújt.
Motivál, hiszen már reggel látjuk az alagút végét. Tudjuk, hogy ha belevetjük magunkat a munkába, van rá esély, hogy nap végére kipipáljunk mindent, és a jól végzett munka örömével fekhessünk le. Azaz még akkor is sikeresen zárjuk a napot, ha “csak” a lista elemeivel végeztünk. Ezen a ponton pedig eldönthetjük, hogy pihenni vágyunk – és ezt meg is engedjük önmagunknak, ezzel elejét véve a kiégésnek -, vagy van még bennünk energia a listára fel nem került apróságok elvégzésére. Mivel rövid listát írunk, alaposan meg kell fontolnunk, mi kerül rá a listánkra, azaz a prioritásainkat szem előtt tartva kell mérlegelnünk a fontos és kevésbé fontos feladataink között. Azzal pedig, hogy nem aprózzuk el a figyelmünket és az energiánkat, koncentráltan tudunk dolgozni a céljaink érdekében. A rövid teendőlistával tehát sokkal hatékonyabban dolgozhatunk, méghozzá anélkül, hogy fölöslegesen túlhajtanánk magunkat.
Mennyi az annyi?
A cél tehát az, hogy minél rövidebb teendőlistát tudjunk írni. Hogy hány teendő az optimális? Van, aki szerint 1 – ha csak egyetlen dolgot csinálhatnék meg ma, mi lenne az? Mások szerint 3, 5, 6 vagy 10. Van, aki nem számokban gondolkodik, hanem egy post-itre írja fel a napi teendőit. Ahogyan a kis papírcetli, úgy a napunk is véges – azaz ha annyi tennivaló van, hogy nem fér rá a post-itre, valószínűtlen, hogy beleférne a napba. Én vegyesen használom a kétféle elképzelést: a heti teendőlistámra legfeljebb 10 elem kerül, a napjaimat pedig egy közepes méretű határidőnaplóban tervezem meg, ahol a szűkös hely miatt kell mérlegelnem. Amikor már miniatűr betűkkel próbálok beszuszakolni egy újabb teendőt, akkor gyanús, hogy túlvállaltam magam.
Rövidíteni, de hogyan?
Az egyetlen ökölszabály az, hogy mindenekelőtt a prioritásainkat tartsuk szem előtt. Igen, ehhez meg kell tanulni nemet mondani, és az sem árt, ha sikerül elengednünk a perfekcionizmust. Ezenkívül nem árt, ha belátjuk: mindent úgysem fogunk tudni elvégezni.
Természetesen az élet azért nem ilyen egyszerű, így a mérlegeléshez három további módszert javasolok.
Azokat a tennivalókat válasszuk, amelyek a legnagyobb hatással járnak.
Vagyis: keressük meg a “lényeges keveset”, ahogy Vilfredo Pareto mondja. Pareto egy 20. századi olasz közgazdász volt, aki azt a közgazdasági-szociológiai megállapítást tette, hogy a megtermelt javak 80%-a a társadalom 20%-ához kerül. Később ez a 80/20-as szabályként (vagy Pareto-elvként) elhíresült megfigyelése különféle iparágakra, gazdasági tevékenységekre, szociális jelenségekre igazolódott, és a teendőink priorizálására is remekül érvényesíthető: keressük meg a teendőink között azt a néhány elemet, amelyek valódi eredménnyel járnak. A helyesen kiválasztott maroknyi feladat valódi eredményeket fog hozni (még ha nem is matematikai pontosságú 20:80 arányban). A témáról részletesebben itt írtam.
Azokat a tennivalókat válasszuk, amelyek a legnagyobb hatással járnak arányos erőfeszítés mellett.
Az előző gondolatot tovább is vihetjük. Az erőfeszítés-hatás szemlélet kicsit komplexebb, mint a Pareto-elv, de nem túl bonyolult mégsem. Két koordináta mentén vizsgálunk meg minden egyes feladatot: mekkora erőfeszítést jelent ez a feladat, és ehhez mérten mekkora a jelentősége. A nagy hatással bíró, ám kis energiát igénylő feladatok igazi “easy win”-ek, érdemes hamar lecsapni őket, ezzel szemben minden, aminek a jelentősége eltörpül a belefektetendő energiához képest, azonnal felejtős.
Állapítsuk meg, melyek a fontos és/vagy sürgős feladataink.
Az amerikai elnökről, Eisenhowerről elnevezett módszert manapság Stephen Covey hozta be újra a köztudatba. A módszer lényege, hogy minden egyes teendőről eldöntjük: mennyire fontos és mennyire sürgős.
Az elsődleges cél az, hogy a fontos teendőink beleférjenek a napba, legyenek azok sürgősek vagy kevésbé sürgősek. Míg általában a fontos és sürgős tennivalóinkat ösztönösen beválasztjuk a napi teendőink közé, addig a fontos, a nem sürgős feladatainkat “ej, ráérünk arra még” alapon háttérbe szorítjuk. Pedig ezek a teendők nem véletlenül fontosak! Ebbe a kategóriába kerülnek általában a közép- és hosszútávú terveink megvalósítását célzó tennivalóink (pl. önfejlesztés), a testi-lelki egészségünk megőrzése érdekében végzett tevékenységeink (pl. sport, alvás, kikapcsolódás), valamint azok a tennivalók, amelyek jelenleg nem sürgősek, de ha nem vigyázunk (értsd: halogatunk), könnyedén azzá válhatnak. A fontos, de nem sürgős teendőinkre tehát ugyanúgy szakítsunk időt, mint az égetően sürgős fontosakra: tervezzük be előre azokat az időblokkokat, amikor foglalkozni tudunk velük.
A nem fontos teendőinkkel kapcsolatban a fő kérdés: miért szerepel egyáltalán a tennivalóink között? Lehetséges, hogy ez valójában egy fölösleges feladat? Nem fontos – esetleg másnak fontos, nekünk igazából nem? A legjobb dolog, amit a nem fontos teendőinkkel tehetünk, ha elfelejtjük őket. Töröljük a listánkról, vagy igyekezzünk delegálni. Persze sok esetben egyik út sem járható, ilyenkor érdemes a lehető legrövidebb idő alatt végezni velük, de semmiképpen sem az értékes kreatív időnkben!
Teendőlista írás 3 egyszerű lépésben
Napi teendőlistát lehet írni reggel és este is, én mégis az utóbbit preferálom és javasolom. Az esti (munkanap végi) tervezésnek több előnye is van:
- kiírjuk magunkból a másnapi tennivalóinkat és a kapcsolódó gondolatokat, így a pihenésre, magánéletre szánt időben nem “kattogunk” majd azon, hogy mi mindent is kellene másnap elvégeznünk
- a napot kész teendőlistával indítjuk, s így azonnal belevethetjük magunkat a munkába, ahelyett, hogy a friss délelőtti órákat a teendőlista írással, ezzel a lényeges, de mégiscsak másodlagos, adminisztratív jellegű feladattal töltenénk
- ha a terveink nem azonnal lépnek életbe, akkor reálisabban választunk a feladataink közül, semmint ha a tervezés után egyből bele kellene vetnünk magunkat a munkába.
Mindezek után íme a hatékony és a nap végére kipipált teendőlista három lépése:
1. Válaszd ki a 3 legfontosabb feladatot, amelyet holnap el fogsz végezni!
Ha először próbálkozol tudatos teendőlistaírással, akkor javaslom a bűvös hármas számot. Pár nap után látni fogod, hogy alakulnak a napjaid. Lehet, hogy úgy érzed, belefér még egy negyedik, ötödik feladat is, de az is könnyen előfordulhat, hogy olyan kaliberű feladataid vannak, amelyekből bőven elég naponta 1. A fontos itt nem is maga a szám, hanem az erős korlát, amely megvéd a túlvállalással szemben. Ne feledd: a feladatok kiválasztásának legfontosabb szempontja az, hogy mennyire fontos számodra – azaz mennyire támogatja valamelyik célod elérését.
2. Állítsd a 3 feladatot fontossági sorrendbe!
A napi listán belüli priorizálásnak mágikus hatása van. Egyrészt megkímélheted magad reggel a döntéstől (esetleg a döntési helyzet okozta halogatástól), ha tudod, mivel is kell kezdened a munkát. Másrészt minél fontosabb teendőt pipálsz ki elsőként, annál nagyobb löketet ad a sikerélmény a nap további részéhez. Érdemes megragadni ezt a “mozgási energiát”, és a segítségével gurulni tovább a napon. (Megjegyzés: vannak olyan típusú emberek, akik lassan pörögnek fel reggel. Ha te is így vagy ezzel, akkor kezdj valami kisebb bemelegítő feladattal, és ha már “repülési magasságon” vagy, akkor csapj bele az első komoly feladatba. Figyelj arra, hogy a bemelegítő feladat időkorlátos legyen, ne menjen el vele az egész délelőtt felpörgés címszóval.)
3. Kezdj bele az első feladatba, s csináld, amíg nem végzel vele! Aztán folytasd a másodikkal… és így tovább.
Haladj fókuszáltan a feladataiddal a fontossági sorrend szerint. A fókuszált munkának két alapvető pillére van: belekezdeni abba a feladatba, aminek eljött az ideje, és benne is maradni mindaddig, amíg el nem készültél vele. Egyszóval: mindig az aktuális feladatra koncentrálj – a multitasking már rég nem menő! Ha végeztél a napi 3 legfontosabb teendővel, folytasd a többi feladattal – vagy ha megteheted, dőlj hátra és pihenj. Ma többet tettél le az asztalra, mint az emberek legnagyobb része
Ha profi szintre emelnéd a feladatkezelésedet, és ezáltal a hatékonyságodat, akkor kattints a képre, és nézd meg a kapcsolódó online kurzusomat:
